In de loop van de tijd heb ik een aantal events zien falen door steeds dezelfde valkuilen. Hier vijf punten om extra op te letten!

Een goed event organiseer je niet alleen

Of het nu gaat om een meerdaags congres of een thema avond voor je collega's. Een goed event organiseer je niet alleen. Probeer werk en verantwoordelijkheid te verdelen. Je hebt je handen al vol aan alleen al het houden van overzicht!

Communicatie

Alle betrokken partijen moeten zo volledig mogelijk op de hoogte zijn en worden gehouden. Betrek alle partijen er in een zo'n vroeg mogelijk stadium bij en probeer ze ook met elkaar in contact te brengen. Openheid van zaken zorgt er voor dat alles vanaf meerde kanten wordt bekeken en het maakt de kans op het vroegtijdig ontdekken van valkuilen een stuk groter. Ook zul je merken dat partijen met suggesties en ideeën zullen komen waar jezelf nog niet aan had gedacht!

Check, check, double check

Het kan niet vaak genoeg gezegd worden; check alles meerdere keren. Probeer duidelijke afspraken te maken en tijdig te verifiëren. Denk maar niet dat de persoon die mailing 2 dagen voor het event zou verzorgen het telefoon gesprek van een maand, of zelfs een week, nog kan herinneren waarin jij aangaf dat de sponsor ook nog een klein stukje tekst erin wou zetten.

Een goed hulpmiddel is een checklist die je meerdere keren langsloopt. Een maand voor het event, een week voor het event, een dag voor het event en zelfs in de laatste minuten. Zorg ervoor dat in die checklist ook acties van derde staan zodat je kunt nagaan of die afspraken nog nageleefd worden.

Backup

Een reserve lijst van sprekers en activiteiten is geen overbodige luxe. Stel je voor; De avond voor het event organiseer je een etentje voor je sprekers bij de Chinees. De volgende morgen wordt je gebeld met de mededeling dat twee spreker ziek zijn geworden van die gekruide kip. Dan ben je blij dat je sprekers en activiteiten op de reservelijst had gezet.

Belangrijke gebeurtenissen

Controller de datum van het event goed op eventuele belangrijke gebeurtenissen. Misschien wordt er een belangrijke voetbalwedstrijd gespeeld of is een van de belangrijkste snelwegen afgesloten voor onderhoud. Deze dingen kunnen je event aardig in de weg zitten.

Second opinion nodig?

Heb je behoeften aan een second opinion of iemand waar je even mee kunt klankboorden? Laat mij helpen om een event om te toveren tot een succes! Samen zorgen wij er voor dat de bezoekers met een enthousiast gevoel naar huis gaan. Vul het onderstaande formulier in en ik neem zosnel mogelijk contact me je op.